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Complete this task to add cases to a charge batch.
Note |
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You must create a charge batch before cases can be created. |
The case creation includes information collected on the following tabs:
- Patient, Guarantor & Insurance Tab
- General Case Information Tab
- Procedures & Provider Time Tab
- Case & Claim Holds Tab
- Additional Case Information Tab
- Outcomes Tab
- Notes Tab
Step-By-Step Guide
Step | Instructions | Additional Information | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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1 | From the Charge Batch: [ID] / Charge Batch Information tab, click Create (or press [Alt] + C). The Case: New page opens with the Patient, Guarantor & Insurance tab displayed to enter the patient, guarantor, and insurance information on the case. |
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2 | Patient, Guarantor & Insurance Tab In the Image Set and Coding section, select the image set to attach to the case, if applicable. |
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3 | If the case has been coded, the existing patient and insurance information is imported into the Patient and Insurance information sections. OR If the patient is not found, the Search Person window displays. Enter the patient demographics and click Search.
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4 | In the Guarantor section, the Type defaults to Patient and thus the Guarantor defaults to the selected Patient. (Optional) To change the Guarantor to Some Other Person:
(Optional) To change the Guarantor to Organization:
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5 | (Optional) To add a payer and designate the plan to which claims will be submitted for the patient, click Create (or press [Alt] + C) in the Insurance section.
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6 | (Optional) Select the Force Self Print checkbox to indicate the claim for this case will be printed manually. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
7 | (Optional) To record there is paperwork on file and attach documentation to a case:
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8 | (Optional) To designate a person related to the patient, click the Person drop down arrow and enter the Person information, and then click Search. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
9 | (Optional) Enter a Description, such as the relation, for the Related Person. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
10 | Click Apply to save the information. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
11 | General Case Information Tab Click the General Case Information tab (or press [Alt] + 2) to enter or modify the general information on a case. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
12 | Enter the Date of Service that services were rendered. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
13 | Enter the Accounting Date to use as the accounting date for the case. |
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14 | Enter the Charge Received Date to designate when the charge was received. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
15 | Open the Facility drop down list and select the facility where the patient was treated. |
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16 | (Optional) Enter the facility identification numberassigned to the case in the Facility Case ID field. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
17 | (Optional) Open the Room drop down list and select the room at the facility where services were rendered. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
18 | (Optional) Enter the external identification number assigned to the case in the External Case ID field. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
19 | (Optional) Select the Participation checkbox to treat non-participating providers as participating providers. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
20 | (Optional) Click the Custom Fields View button(or press [Alt] + I). The Custom Fields window opens with the custom fields created for your practice. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
21 | (Optional) Enter the custom fields information and click Save. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
22 | Open the Patient Assigns Benefits drop down list and select the option to indicate whether the patient has given permission for the provider to be paid directly from the payer or plan. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
23 | Open the Emergency drop down list and select the option to indicate if the patient was treated under emergency conditions. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
24 | (Optional) Open the Case Reporting Type drop down list and select the category to associate to this case. |
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25 | (Optional) Enter the date the patient was admitted to the hospital in the Admission field. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
26 | (Optional) Enter the date the patient was discharged from the hospital in the Discharge field. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
27 | (Optional) Enter the date the patient became disabled in the Begin Date field. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
28 | (Optional) Enter the date the disability ended in the End Date field. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
29 | (Optional) If the case involves a work comp related accident, select the Related to Employment checkbox. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
30 | (Optional) If the case involves an accident, select the Case Involves Accident checkbox. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
31 | (Optional) If the Case Involves Accident checkbox is selected, the following information should also be updated:
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32 | (Optional) Enter the information to include in Box 10d on the paper claim form in the Box 10d field. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
33 | (Optional) Enter the information to include in Box 19 on the paper claim form in the Box 19 field. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
34 | (Optional) Open the Insurance Type drop down list and select the insurance type to use for the secondary Medicare payer.
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35 | (Optional) Open the Referring Physician drop down list and select the referring physician on the case. |
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36 | (Optional) Select the Referring physician is patient's primary care physician checkbox if appropriate. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
37 | (Optional) Enter the patient's weight (in pounds) in the Weight field. |
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38 | (Optional) If the patient is pregnant, open the Pregnant drop down list and select the relevant option. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
39 | (Optional) If the patient is pregnant, enter the last menstrual period of the patient in the Last Menstrual Period field. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
40 | Click Apply to save the information. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
41 | Procedures & Provider Time Tab Click the Procedures & Provider Time tab(or press [Alt] + 3) to collect the detailed information of the procedure and provider time related to anesthesia procedures. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
4242 | To record a procedure on the case, click Add(or press [Alt] + D). The Add Procedure window opens.
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43 | Open the Code drop down list and select the appropriate procedure code from the list of procedures. |
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44 | Open the Type of Service drop down list and select the type of service provided. |
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45 | For an anesthesia procedure, open the ASA Code field, and select a code for the specified procedure. |
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46 | (Optional) Enter the two-character code used to describe services associated with the procedure in the Modifiers field. |
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47 | Open the Place of Service drop down list and select the place of service for the facility. |
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48 | Open the Provider drop down list and select the provider who performed the general procedure on the case. |
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49 | Enter the date of service for the procedure in the Date of Service field. |
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50 | Place your cursor in the ICD-10 Code field to open the drop down list of available diagnosis codes. |
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51 | Select the applicable diagnosis code. The selected diagnosis code populates in the numbered fields below. |
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52 | After all diagnosis codes have been entered for the CPT code, place the cursor in the ICD-10 Links field. The numbers of the corresponding code number fields appear, separated by commas. |
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53 | (Optional) Enter the quantity, as applicable to the selected procedure, in the Quantity field. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
54 | (Optional) Select the Hold Statement checkbox to hold guarantor statements at the procedure level. |
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55 | (Optional) Enter the NDC for the procedure. If entered, also specify:
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56 | (Optional) Enter an alternate description of the procedure, if the default description is not adequate, in the Override Procedure Description. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
57 | Click Save. The Add Procedure window closes. The procedure is now displayed in the list of procedures at the top of the Procedures & Provider tab. |
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58 | (Optional) Open the Expected Fee Schedule drop down list and select an override fee schedule. |
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59 | If the procedure is an anesthesia procedure, add the provider time in the Anesthesia Case Provider Time section by clicking Add Time (or press [Alt] + T). The Add Provider Time window opens. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
60 | Open the Provider Type drop down list and select the role the provider performed while administering anesthesia. |
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61 | Open the Provider drop down list and select the provider who performed the procedure. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
62 | Enter the date and time the procedure started in the Start Time field. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
63 | Enter the date and time the procedure ended in the End Time field. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
64 | To exclude the added time from concurrency validation checks, select the Exclude from Concurrency Checking checkbox. |
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65 | Click Save to continue. The Add Provider Time window closes. |
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66 | Open the Anesthesia Method drop down list and select the method used to administer the anesthesia. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
67 | (Optional) Enter the time at which the transition from a primary procedure to a secondary procedure occurred on the case in the Add-On Begin Time field. |
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68 | Open the Physical Status field and select the option that indicates the physical condition of the patient. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
69 | To bill as a different provider than the one who performed the procedure, select the provider from the Override Bill As drop down list. |
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70 | (Optional) Select one or both of the following options when either of the conditions apply:
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71 | Click Apply to save the information. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
72 | Case & Claim Holds Tab Click the Case & Claim Holds tab (or press [Alt] + 4) to place the case on hold and note the reason for the hold. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
73 | To place a case on hold indefinitely, select the Place case on hold checkbox. |
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74 | To designate and track the reason for the case hold, create a case hold reason:
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75 | To place a case on hold until a specified date, select the Hold Claim checkbox. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
76 | If the Hold Claim checkbox is selected, enter the date to submit the claim in the Submit claim on field. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
77 | Click Apply to save the information. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
78 | Additional Case Information Tab Click the Additional Case Information tab(or press [Alt] + 5) to collect any additional information on the case. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
79 | (Optional) Enter the dates related to the illness of the patient, as applicable:
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80 | (Optional) Enter the dates related to care of the patient:
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81 | (Optional) Enter the dates related to the employment status of the patient:
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82 | (Optional) To record a reason that claims have not been submitted or submission has been delayed, open the Reason field in the Reason for Delayed Submission of Claim section and select the option that best explains why the claim submission is being delayed. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
83 | (Optional) If the patient was given care under a special program or an exceptional program, open the relevant drop down list in the Programs & Exceptions section and select the best option:
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84 | To record if the patient signature is on file for authorizing the provider to file the claim on behalf of the patient, open the Patient Signature on File drop down list and select the option that indicates which form the patient signed to grant authorization. |
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85 | To record if the provider has authorization of the patient or guarantor to release medical information of the patient, open the Release of Information drop down list and select the relevant option. |
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86 | (Optional) Enter a Demonstration Project Identifier, as needed. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
87 | Click Apply to save the information. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
88 | Outcomes Tab Click the Outcomes tab(or press [Alt] + 6) to add, edit, or remove outcomes on a case. |
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89 | Click Add(or press [Alt] + D). The Add Outcome window opens. |
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90 | Open the Outcome drop down list and select the applicable outcome for the procedure. |
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91 | Enter the alphanumeric Value Modifier for the AQI ASA measure associated with the outcome. |
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92 | Add any relevant remarks about the outcome in the Note field. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
93 | Notes Tab Click the Notes tab (or press [Alt] + 7) to preview and enter additional information on a case. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
94 | Click Create. The Create Note window opens. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
95 | Enter the text of the note. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
96 | Click OK. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
97 | Click Error Check (or press [Alt] + K) to run the Error Check Validation. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
98 | Fix any errors identified during the error check. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
99 | Once all components of the case have been entered, click Save (or press [Alt] + S). |
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